밀려오는 업무의 파도속에서 오늘도 칼퇴를 위해 정신을 가다듬곤 하는데요. 정해진 업무량인 경우, 조금이나마 빠르게 처리하는 갖가지 방법을 동원하면 도움이 될 수 있을겁니다. 아! 마무리는 퇴근 직전에 해야겠죠.
맡은 업무에 따라 다르겠지만, 회사에서 작성하는 문서는 대개 창의성이 없습니다. 업무의 성격에 따라 이미 작성하고 발송했던 문서를 가다듬거나 혹은 이름만 바꿔 그대로 사용하는 경우가 대부분인데요. 정부과제나 R&D 등 사업계획서를 작성하는 경우를 제외하고는 비슷비슷 합니다.
물론, 이런 문서들의 레퍼런스가 있다는 건 어느정도 회사의 업력이나 규모가 된다는 이야기라 크게 어려울 건 없을 것 같은데요. 아닌 경우 이리저리 헤매는 모습도 보일 수 있을겁니다.
개인적으로는, 제가 근무하는 회사업력의 절반을 함께했으니 제 손이 타지 않은 자료를 찾기 어려울 것 같습니다.
오늘은 같은 내용의 문서를 여러 거래처, 업체에 단지 수신자와 특정부분만 바꿔서 발송해야하는 업무를 진행했는데요. 이미 겪어보신 분들도 많을 것 같습니다.
거래처의 수가 많지 않다면 하나하나 입력하는 것이 빠르겠지만, 50~100개 혹은 그 이상의 수신자가 있다면 이 또한 스트레스일 수 있는데요. 아래아한글의 메일머지 기능을 사용해 빠르게 처리해 보겠습니다.
메일머지 필요성
최근 하루가 다르게 받아보는, 비슷한 내용의 단가인상 공문을 저도 한 번 만들어봤습니다. 외람되지만, 요즘 10%의 단가상승은 귀여운 수준이며 많게는 200%까지도 오르는 경우를 직접 목격하고 있어 무섭습니다..덜덜..
어쨌든, 홍길동전자에서는 각 거래처로 이 공문을 발송해야 하는데요. 같은 내용의 문서이지만 수신처는 다르기 때문에 고유한 문서번호를 부여하고, 수신업체와 기존단가, 인상단가 정도면 변경될 것 같습니다.
이 문서를 보내야하는 업체(거래처)의 숫자가 많지 않다면, 직접 입력하고 퇴고해 보는 것이 더 나은 선택이 될 수 있습니다. 다만, 앞서 이야기했듯 100개 이상 된다면.. 어지럽습니다.
이럴 때 유용하게 사용할 수 있는 기능이 메일머지 인데요. 데이터베이스에 조금 관심을 가진 입장에서 (부족하지만) 아래아한글의 좋은 기능이라고 생각합니다.
다소 오래된 기능으로 알고있는데, 언제부터 시작인지는 정확히 모르겠습니다.
필드 만들기
메일머지를 사용하기 앞서, 필드부터 만들어야 하는데요. 제가 만들어 본 문서에서는 총 4개의 항목(문서번호, 거래처명, 기존단가, 인상단가)이 변동되는 내용이라, 이 항목들의 머리글을 만드는 과정이라 생각하면 쉬울 것 같습니다.
문서번호가 입력될 부분에 커서를 두고, ‘문서번호’라는 이름의 필드를 작성 후 넣어줍니다.
별도로 표시는 하지 않았지만, 문서번호 옆의 내용이 {{문서번호}}로 입력된 것을 확인할 수 있는데요. 거래처명도 마저 필드를 넣어줍니다.
나머지 기존단가, 인상단가 부분도 필드를 삽입해, 추후 이 부분에서 데이터가 변동될 수 있도록 설정해 줍니다.
메일머지 만들기
앞선 과정까지 마쳤다면, 잠시 엑셀로 이동합니다. 한셀도 가능합니다만, 사용해 본 적은 없습니다. 한글에서 필드로 만들어 둔 네 가지 항목을 입력해 주는데요.
이미지와 같이 입력해주면 간단할 것 같습니다. 거래처의 수가 많아도 엑셀로 입력하는 것이 훨씬 편하겠죠.
셀 서식은 미리 엑셀에서 변경해주는 것이 좋을 것 같습니다. 숫자의 경우 천단위 콤마까지 미리 입력(혹은 회계형식 변경)해야 적용됩니다.
이후 적당한 경로에 엑셀파일을 저장해줍니다.
확장자를 *.xls로 저장하기 위해 Excel 97-2003 통합문서 형식으로 지정해줍니다. *.xlsx 형식으로도 정상적 사용이 가능한 지는 확인하지 못했습니다.
다시 작업하던 한글로 돌아와, [도구]-[메일머지]-[메일머지 만들기]를 실행하면, 각 필드가 지정된 위치에 엑셀의 데이터를 넣어줄 수 있는데요.
불러오기
자료의 종류는 한셀/엑셀 파일로 선택 후 저장해 둔 엑셀파일을 지정합니다.
출력 방향의 기본값은 프린터인데요. 이대로 설정하면 확인하는 과정을 거치지 못하고 바로 출력이 될 것 같습니다. 우선 화면으로 설정해 미리보기를 진행하는 편이 좋을 것 같습니다.
확인을 누르면 아래아한글이 엑셀파일을 분석해 시트 목록을 구성해주는데요. 만들었던 엑셀문서는 하나의 시트만 있었으니 이를 선택합니다.
레코드 선택
선택한 시트에 입력된 데이터(레코드)들을 불러왔습니다. 선택만 누르면, 만들어 둔 한글문서로 알맞게 들어갈 겁니다.
메일머지 기능이 정상적으로 구현된 것 같은데요. 이 화면은 곧바로 미리보기가 실행된 화면입니다. 편할대로 선택하면 될 것 같습니다.
메일머지 적용본
마치며
오늘은 아래아한글의 메일머지 기능의 사용법에 대해 소개해 봤는데요. 같은 내용의 문서라면 어디에도 적용할 수 있어 비단 샘플처럼 공문 뿐 만 아니라 우편봉투 라벨 등에도 활용이 가능합니다. 물론, 라벨은 라벨 소프트웨어를 사용하는 편이 더 쉬울수도 있겠네요. (관련 포스팅 바로가기)
메일머지를 사용하는 자체로 ‘업무의 노가다’를 줄일 수는 있지만, 미리 불러올 데이터를 가공해야 한다는 점은 여전히 남아있을 텐데요. 메일머지를 1회성으로 사용하기 보다, 엑셀로 이런 정보들을 미리 준비해 놓으면 훨씬 편하게 사용할 수 있을 것 같습니다.
